新阶段油田地面工程总承包企业招标采购数据管理研究与实践探索
本文以油田地面工程总承包企业为研究对象，运用经验总结法、实证研究法、调查法等研究方法，以该类企业的物资招标采购现状及问题为切入点，以采购数据库在该企业的建立方式方法及可视化应用效果为例，详细阐述其建立数据分析体系的主要做法及分层方式，为该类企业在招标采购数据库体系建设方面提供经验参考及借鉴。
一
前言
新阶段油田地面工程总承包企业（以下简称总承包企业）只有牢固树立新发展理念，才能全面推进其高质量发展。通用电气前CEO杰克•韦尔奇曾说，“现阶段企业里采购和销售是仅有的两个能产生收益的部门”，销售环节产生收益是毋庸置疑的，但采购环节往往被人所忽视。很多企业曾做过一项统计，如果采购成本每下降1%，企业的利润就有可能增加5%至10%。就总承包企业而言，引入现代化采购数据分析模式，不仅便于企业进行科学的成本核算，更有利于对供应商进行方向性的战略管控，对采购策略管理等业务具有有益的支持效果。特别是对于企业降本增效方面，采购数据价格库在一定程度上对企业采购资本分配与相同类型项目进行投标成本测算等，均具有很强的战略指导意义与参考价值。
总承包企业的招标采购业务与其他相关工程总承包企业的最大特点在于其追求在更短的采购周期中，最大程度满足业主的个性化需求，并保证采购物资高效率、高质量地到达项目施工地点。这使得其决策者往往面临着要作出不能完全依靠其自身经验、且无法独立完成的采购决策。因此如何运用好该类企业复杂而庞大的采购数据，对其决策提供更多可靠、科学的外部支持是今后一个时期内该类企业铸就核心竞争力的关键所在。
该类企业应当充分认识到，在这个“数据为王”的时代，将具体业务所产生的数据进行深度挖潜并提炼更多有效信息，把握其中内在逻辑，为企业建立更多科学创效、有的放矢的决策依据，是在当今不断变化的市场大形势下该类企业可持续发展的最佳途径。
本文研究油田地面总承包工程中招标采购业务所产生的大量非结构化和半结构化数据管理问题，以前期调研数据为依据，探讨构建该类企业采购大数据管理体系的方式方法及具体实践。
二
前期调研与问题探究
笔者调研的某公司是典型的油田地面工程总承包企业，其业务覆盖亚非美三大洲。在EPC的采购环节中，采购主要分为物资、服务和工程分包采购，经过分析以往数据，分别占到采购额的70%、10%和20%左右。服务和工程的分包采购在每个项目上都有所不同，存在差异性和个性化。该企业近几年其物资采购额均达百亿元以上，集中采购度为98%左右，限额以上总招标率为90%以上。因此，该企业在油田地面工程总承包企业中有一定代表性。从采购金额上看，该企业已经拥有了较大的规模优势，对物资提供者应具备较强的议价能力，能够自由选择质优价廉供应商。但通过深挖其供应商数据分析可以看出，其供货资源并不匹配采购规模，甚至在某些物资种类上，存在“被捆绑”现象。
单从数据管理角度分析其原因有以下三点：一是对现有数据挖潜力度不足。各级管理组织对数据统计的认识只停留在收集、归档层面，没有深度挖掘数据内在逻辑关系，对实际业务执行未能提供更多的可视化指导；二是现有数据信息普及范围受限。由于该企业大部分业务聚焦国外市场，不同地区和国家的业务又有一定的特殊性，且多数非洲地区的网络不佳，这对数据管理普及工作提出了更多挑战；三是供应市场去中心化趋势日益明显。伴随网络经济的日益成熟，供应市场拥有比以往更多的自由选择权利与信息支持，供应商能够通过以自身为中心快速分析得出参与某标段的可能性与赢利点，具备更多的选择权利。
综上所述，在当今市场形势的博弈中企业能从规模效益里获得的话语权与决定权正在逐步消耗殆尽，因此该企业通过各类管理举措与手段，对数据管理进行了重新定位：建立健全以“获取、储存、搜索、共享、指导”为核心、“数据就是最优新能源”的总体招标采购数据管理思想，通过充分挖掘以往数据，推导得出最优采购趋势与策略，以此来化解企业市场风险。
三
数据管理方式
为确保对现有数据整理以及新数据录入的规范性，该企业通过整合组建公司级数据仓库，确定建立涵盖投标、采购、财务、安环、设计、合同、纪检等十四个数据集市，逐步形成“大数据反腐”“大数据采购”“大数据投标”等若干个数据应用平台的总体构架，并通过供应商维度、时间维度、地理维度、物资品类维度等多个角度，将数据仓库中的信息进行结构化分解、系统化组合，初步实现了大数据的可视化应用。
（一）数据仓库
数据仓库是一个集成的、时变的、非易失的数据集合，其涵盖了企业所有部门的现有以及历史数据，并作为各职能部门及业务开展的决策支持来源库，通过把握各类数据之间的逻辑关系，形成数据集，是数据挖掘、在线分析、查询以及生成报表的基础。该企业招标采购系统在历史数据收集的基础上，以物资编码及订单号为核心关联字段，侧重供应商名称、类型、技术规格及价格等关键信息，形成涵盖自公司成立以来所有物资招标采购数据仓库，并设专业管理、实时更新，有效确保了该企业采购决策和谈判的主动权、议价权。
（二）数据集市
数据集市是数据仓库的演变、升华，关注于某个特别业务或部门，如采购系统集市、投标系统集市、企业运营集市等。每个集市都并非独立存在的，每个子集市均是在编程的逻辑关系的基础上，将所有相关数据提炼出来的集合，简单来说，在各集市中职能部门可以自由提取所需数据，并可查询到其他部门的相关支持数据。该企业采购系统在数据仓库的基础上，横向把握“采买项目数量”“采购订单数量”“供应商数量”“购买次数”等信息，纵向把控物资品名大类，实现了企业采购物资的精准查找，能够快速得出某一类或几类物资在一定时间段内的采购总量，协助企业实现预先采买，有效规避价格波动风险。
（三）可视化应用
可视化应用是数据管理的最终形态，是展现全部数据整合、分析的最佳实践，是企业决策者制定相关策略以及实操人员执行具体工作的最终依据。具体可分为远程业务报表、相关数据集合、在线数据分析、价格预测仪表盘及其他定制化应用。以某公司采购系统可视化应用为例，该企业在上述层级基础上，实现了“物资价格走势趋势”“供应商分布及采购金额”“某类物资价格趋势预测”等多角度查询及展示功能，为企业管理人员、采购执行人员在处理具体业务时，提供了详实、严谨的参考实例。
（四）联机分析处理
联机分析处理是在上述总体数据框架的基础上，专门用于满足操作人员以及高层管理人员的决策需要而开发的专业处理程序。该处理程序最核心的优势就是能够在大数据基础上，根据工作需求快速抓取数据之间内在联系，以易读易懂且客观可靠的查询结果提供给企业决策人员进行参考或掌握企业经营状况。在某公司实际应用中，通过对存在互通、参考价值的实际操作业务集市进行系统“切片”及“切块”处理，形成了如“采购—投标—投产”区域块、“市场—经营—财务”区域块等多个区块链，并实现了有效的上、下钻取处理功能，使得用户在实际操作中能够根据业务处理的需要进行上、下层级读取，有效增强了彼此间业务连接、沟通。
该企业通过对大数据的深度挖掘清洗，搭建起了一座连接全部主要业务的桥梁，通过数据挖潜抓取关键核心，使得所有业务能够优势互补、协同发展。
总体来看，该企业采购系统的数据管理以系统性、层次性、合理性、合规性为根本原则，通过项目管理系统提取关键数据形成历史价格数据库，结合物资采购编码的方式抓取内在逻辑关系执行处理过程，最终形成采购集市并面向各级采购部门提供数据支持。同时，根据数据内在关系向投标报价集市提供详实客观的价格趋势预测。
四
企业实践
（一）构建数据库时遵循的原则
在招标采购数据库的构建过程中，该企业遵循了如下原则。
1.系统性原则
招标采购数据管理工作本质就是对招标采购历史数据进行系统定量分析。但在建立之初，由于大量数据遗存，分析对象具有分散、复杂等特点。因此在搭建采购数据管理分析体系中，充分考虑系统性并整合所有采购关键步骤，采用“先总体”“后局部”；“先分析”“再归拢”的工作原则，把握输出结果对采购决策的整体影响。
2.层次性原则
各类招标采购数据内部衔接紧密，在体系建设中应充分重视所有数据的可追溯性，将采购数据细分为大类物资层级、中类物资层级、小类物资层级、品名物资层级及详细物资层级。在数据提取中，可由大类物资层级入手，逐步下沉分析数据至详细物资层级。
3.合理性原则
招标采购数据管理体系的输出结果应以业务决策及商务沟通的准确性为出发点。因此，最大限度确保采购经验数据客观、结构统一、简明有效，分析结果输出要求详尽客观、精确、切合实际、可视化强。
4.合规性原则
招标采购数据是企业的核心资源和商业秘密，在体系构建过程中，合规是基础原则。确保价格分析过程合规、严谨，杜绝工作过程中出现违规或泄密的情况。
（二）数据库的应用
经过整理的招标采购数据，可在可视化方面进行运用。该企业招标采购数据库体系能够对系统内部的供应商管理、采购策略管理、采购品类管理及宏观市场价格趋势提供客观决策支持，对系统外部的投标报价管理提供历史数据参考。
1.供应商管理支持
采购数据库体系中，将与企业有过合作往来的全部供应商所提供的产品进行细分，分别列举物资价格、技术规格、交货日期及现场服务率等多种关键信息。根据企业物资使用量进行统计分级，确定关键物资及关键供应商，便于供应商管理工作人员加强供应链管理能力，为签订框架协议提供详实的数据支持。通过分析，可以为对需要补充的某种物资供应商进行有针对性的寻源及开发。该企业通过分析电气防爆材料的采购数据发现该企业的这类物资来源于两至三家企业，通过供应商考察决定与其中一家签订框架协议，规定相关规格的单价和调价公式，该企业的所有海外项目电气防爆材料均通过此框架协议从此供应商处进行采购。与历史采购数据进行对比，发现通过框架协议采购的物资单价平均下降10%至20%，有效降低了采购成本。该企业决定对类似规格较为统一的物资也采取相应方法，推动相关物资框架协议的签订工作。
2.招标采购策略管理支持
采购数据库体系根据采购策略管理岗位人员需求，按照使用项目类型、产品规格、采购方式、供应商名单、历史价格、采购执行情况、交货情况等多个维度对现有供应商进行系统分析，将分析结果提炼归纳后，形成可视化图表提供给岗位人员及企业决策人员进行参考。该企业通过分析某泵类的采购执行情况和交货情况发现，该泵类供应商在一段时间内，总是延迟交货，并且货到现场后故障率较高，需要反复进行维修，决定暂停该供应商资格，避免对该企业工程交付完工造成更大影响。
3.招标采购品类管理支持
通过对某一类项目招标采购管理的跟踪统计，采购数据库体系能够满足对该类项目所需物资种类、历史采购情况、采购需求趋势等关键信息的抓取，从而有针对性地对品类物资实施动态管理。
4.宏观市场信息分析
在招标采购数据库体系中，通过设立重点物资价格走势分析机制，确定无缝管、钢管、普中板、电缆、阀门等物资作为公司重点监测对象，在此基础上对市场公开信息进行整理、归档，以所列举的工程物资的主要原材料价格走势为切入点，以其主要交易产地的价格数据为抓手，汇总形成监测报告。以钢铁及铜材市场为例，通过选取钢坯、铁精粉（钢铁）、铜精矿、铜制品（铜材）等为主要监测目标，并对其主要交易产地的月度市场价格走势进行数据分析，构成价格趋势图，并通过对近两年价格进行对比，形成宏观走势分析及未来价格预测等采购指导方案。该集团公司下属施工单位，就利用该监测报告在预测的价格相对低点提前购入施工所需的部分钢材，节约资金约达1亿元。
5.投标报价管理支持
采购数据库体系，能够根据投标报价部门需求，在物资的历史价格分析统计以及对价格走势分析预测的基础上，为其提供所需物资的投标支持。该企业在面对时间紧、任务重的项目投标工作时，通过对历史价格的分析和走势进行分析预测，助力企业获得更多项目。
五
结论
综上所述，该企业通过整合有效资源、把握市场机遇，已初步建立起整体的招标采购数据分析体系，为该类企业的招标采购数据库体系建设提供了借鉴和参考。
作者：聂 顶 卢英辰
作者单位：中国石油工程建设有限公司
来源：《招标采购管理》2022年第10期
