护航合规,拥抱转型 综合审计产品“新、实、严、精、细”采购研究与实践

来源:本站  浏览量:241  日期2023-07-18


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面对新发展阶段企业内审工作的新要求,陕西移动对新一期综合审计服务采购项目进行了深入分析,针对数智化前瞻性审计无采购先例、基准价过低无法吸引优质供应商投标以及如何根据项目类别实现供应商差异化考评等三大难点,通过合理划分标包,增加数智化前瞻性标包实现综合审计产品的集中采购;通过结合市场调研和预算资金情况设置合理的资格条件,确保项目的充分竞争;通过优化基准价,紧贴需求特点创新研究评审办法兼顾质价平衡;通过引入后评估打分和服务方案考察,从全景视角制定技术评分方法实现选优配强。采购结果经济效益凸显,资金节约率平均达到36%,为企业降本增效作出了贡献,同时企业的综合审计能力也大幅提升。此项目的采购方案、方式方法具有较强的可复制性,在同行业具有一定的推广价值。


综合审计产品(内部审计中除工程审计外的审计类项目)是各行各业广泛需求的一种服务类采购产品。它通过运用系统化和规范化的审计程序和方法,对各单位各项业务活动、内部控制和风险管理的适当性、合规性和有效性进行独立、客观地确认并提供咨询服务,协助改善公司治理、风险管理和内部控制的效果,改善运营管理水平,促进公司持续健康发展,服务公司战略目标的达成。

本案例通过对中国移动通信集团陕西有限公司(以下简称陕西移动)综合审计集中采购项目全流程实施情况进行总结,对中国移动各单位立足新发展阶段,护航公司合规发展,开展综合审计产品的采购具有一定借鉴作用。


产品特点和痛难点分析



在新发展阶段企业内审工作新的要求下,陕西移动对即将开展的新一期综合审计产品进行了全面的项目研判,对综合审计产品的特点和痛难点进行了深入剖析。

(一)综合审计产品的特点

1.内部审计省级集中化

近年来中国移动提出集约化运营战略,2018年以来,陕西移动取消了地市分公司审计职能,实现了内部审计省级集中化,采购部顺应需求管理要求,开展内部审计产品集中化采购。

2.数智化转型需要

随着中国移动向新型科技公司迈进,需要进一步强化内部审计智能化应用能力,融合技术与审计场景,采用RPA、NLP等技术,提升内审工作的数字化能力,提高审计的自动化、智能化水平。

3.项目服务类型种类繁多

陕西移动每年开展各类省级审计项目数十个,涵盖公司生产经营方方面面:如对公司贯彻落实国家重大政策措施情况进行审计、对公司重要决策部署和战略举措执行情况进行审计;对公司财务活动、财务信息及资金、资产进行审计;对公司内部控制、风险管理及合规经营情况进行审计;经济责任履行审计、信息系统、网络与信息安全审计、经济管理和效益审计等。再加上若干针对地市及县级公司主要负责人的常规任中、离任审计,审计项目个数庞大、类型繁多。

4.项目关注度高

内部审计工作聚焦公司经营发展重点,针对公司发展全业务、全流程、全要素,涉及公司发展方方面面,发现问题要严肃开展审计监督和整改追责。集采质量关系着公司发展和各类问题的风险防控,公司各层级人员关注度较高。

5.精细规范性要求高

内部审计的潜在供应商为会计师事务所,其专业能力强,合规性、程序性意识强,对项目的精细化规范性要求极高。

(二)痛难点分析

针对综合审计产品的特点,总结本次综合审计产品的痛难点主要有以下几个方面。

1.供应商市场庞大、竞争性强

通过集团大数据平台数据统计分析,近2年中标过中国移动各类综合审计项目的供应商有100余家,单个项目参与供应商为50家左右,项目潜在供应商数量大、竞争激烈。

2.潜在供应商合规专业度高

潜在供应商作为会计师事务所,从业人员均为在法律法规、财务审计领域的专业人员,全流程、全领域的专业知识掌握较为丰富。因此对于各类评审办法、采购流程、技术及合同条款的设置,采购方必须更为专业,才能避免引起不必要的质疑、投诉等。

3.常用评审办法局限性大

企业实力、企业业绩、项目方案等之前常用的评审要素、评审办法,对于以知识输出为主的项目具有较强的局限性。需求部门也迫切需要采购部门创新优化评审办法,达到供应商选优配强的目的。

4.审计数智化转型需求的满足

前期内部审计工作基本集中在传统业务领域,采用传统审计手段、事后审计的方式,随着中国移动世界一流信息服务科技创新公司的新定位,需要进一步强化内部审计数智化能力,开展前瞻性的事前审计,创新内部审计方式和方法。采购部门需要进一步研究数智化审计、前瞻性审计、智慧审计等采购领域新方法。

5.价格竞争激烈对优质供应商吸引力减弱

在此之前同类项目的基准价一直以2013年陕西省颁布的会计师事务所指导价位为准(注册类项目经理300元/小时,注册类人员200元/小时,助理人员100元/小时),供应商在此基础上报折扣系数。由于潜在供应商市场庞大,竞争激烈,基本前期中标价格在6折左右,这样的价格很难吸引开展前瞻性审计能力较强的国际知名会计师事务所。

6.数智化潜在供应商合作难度大

通过市场调研,传统型内部审计领域供应商基本没有开展数智化、前瞻性审计的项目经验。相关供应商局限于国际知名企业,此类企业要求极为琐碎且变通难度大,具有较大的合作难度。

由于本项目属于非依法必须招标项目,故本次采用公开比选的采购方式,委托代理机构组织,无纸化电子采购。面对该项目新的需求和变化,顺利、高效、优质地完成项目,最大限度地满足需求的预期,对采购部门是一个较大的挑战。


案例解决方案要点概述



(一)新——扩展采购内容增加数智化前瞻性标包

由于增加了数智化前瞻性审计内容,且其与传统的专项审计潜在供应商市场不同,为了有效区分,采购部与需求部门通过对立项内容进行全面梳理,合理区分审计项目类型,将项目划分为两个标包,标包1为常规专项审计,标包2为数智化前瞻性审计内容。标包1和标包2兼投限中。

标包1:常规专项综合审计。采购的主要服务内容是针对突出风险领域和业务领域,按照国家相关规定和公司要求对委托事项开展审计服务。工作内容包括全省(含省、市、县、格)经济责任审计、财务审计、内部控制审计、内部控制测试、信息系统审计以及审计调查服务,并根据委托的审计事项出具审计报告、管理建议书及其他必要的成果文件。

标包2:数智化前瞻性审计。采购的主要服务内容包含“护航”“数据分析模型”“指标监控模型”“审计作业模型”“知识库体系”五类审计项目,聚焦公司转型升级和改革创新重点领域,由事后审计向事中审计转型。协助开展前瞻性、研究性、创新性、技术复杂的审计工作,搭建审计模型,固化审计系统,如新业务领域审计项目实施、审计方法研究、模型开发固化等任务类型。依据陕西移动要求定期开展有针对性的培训工作,从制度、流程、执行、管理、创新等方面提升内审部管理能力。协助内审部开展内部审计职能转型;企业风险管理体系建设;量化风险指标、风险分析模型建设;流程管理与流程优化、自动化;合作伙伴风险画像与监测等方面工作。

(二)实——设置合理的潜在供应商资格条件

开展供应市场调研,通过网站、市场调研等多渠道获取潜在供应商的信息和数据。根据调研结果,设置合理的资格条件。资质要求仅要求具有有效的会计师事务所执业资格证。

根据不同标包项目预算资金规模,要求供应商近三年来具备同类业绩一个,业绩合同金额在30万元及以上。适当降低资格条件主要是考虑到项目的充分竞争以及不排斥潜在投标人。同时对标包1和标包2的同类业绩进行了明确。标包1类似项目指经济责任审计、财务审计、内部控制审计、内部控制测试、信息系统审计以及审计调查服务等;标包2类似项目指新业务领域审计项目、审计方法研究、模型开发固化、审计职能转型、企业风险管理体系建设、量化风险指标、风险分析模型建设,流程管理与流程优化、自动化,合作伙伴风险画像与监测等。

通过集团大数据平台分析,其余诸多省份大多通过多个不同类型的专项采购项目实现不同小类综合审计产品的采购,而本次采购则通过开展产品标准化、拓展数智化审计类型的标包,通过一个项目实现同类综合审计产品的集中采购。

(三)严——结合市场变化设置合理的评审办法

1.优化最高限价

原来的基准价经市场调研已经不适宜选优配强。经调研兄弟公司单价,最终形成新的最高限价人天单价,新的人天单价较往期基本增幅在30%左右,提升了优质供应商的参与吸引力。

2.比例优化形成评审价

按照审计项目人员配置比例,设置评审价=A类注册人员(项目经理)不含税应答报价×15%+B类注册人员不含税应答报价×15%+C类普通人员不含税应答报价×70%。

3.随机抽取K值

评审基准价=基础评审价组的算术平均值×K值,K值采用随机抽取方式确定。

4.质量和价格平衡

本项目为智力输出型项目,为提高审计效率,强化审计质量,采用公开比选、资格后审方式,评审方法为综合评估法,价格、技术各占50%,达到质量和价格平衡。

(四)精——制定全面客观的技术评分办法

1.供应商实力评审

设置了企业经营年限、营业收入等评审项。考虑各标包潜在供应商特点和需求诉求的不同,标包1营业收入采用分组(前1/3、后1/3、中间3组)赋分法;标包2营业收入采用比高法进行线性打分。

2.供应商业绩评审

同时设置了业绩数量、业绩金额两个维度的评审项,综合考察供应商经验能力。颗粒度细化到订单金额、发票金额。

3.引入后评估打分

若应答人为A移动最近一期综合审计服务供应商绩效评估的供应商,得分按应答人在A移动后评估得分百分比进行折算;未提供过服务的供应商的后评估得分,选取“已提供服务且通过资格审查供应商后评估得分的平均值×90%”与最低分之间的高者。

4.人员能力考核

分别对项目经理、团队成员进行评价打分。项目经理主要考核项目经理执业年限、注册类证书以及同类业绩经验;成员主要考察注册类证书以及项目经验。

5.服务方案考察

其中标包1要求提供审计组织方案、审计框架和审计质量控制方案等针对本项目的服务方案。标包2还要求供应商录制10分钟左右的方案讲解视频,便于考察供应商对标包2前瞻性数智化审计的理解及服务方案规划。

(五)细——精心编制规范书和合同条款

事实证明,要想做好某种产品的采购,采购人员既要成为采购领域的专家,也要成为相关产品领域的专家,做到“双专多能”。针对审计类产品,采购部门主动与需求单位沟通,协助需求单位完善技术规范书、合同主要条款。技术规范书主要包含项目计划时间、项目成果要求、项目团队要求、审计实施方案要求、知识产权、审计纪律要求、供应商及审计人员考核表等。技术规范书对服务成果及团队和人员考核要求等进行了全面详细的描述,为后期良好地执行合同打下了坚实的基础。


案例创新点



(一)精进优化解决需求难点

需求部门三大难点:数智化前瞻性审计无采购先例、以往基准价过低无法吸引优质实力强的供应商、如何差异化引导供应商对各标包的应答。对此采购部从三个方面进行了精进优化。

1.划分标包

将项目划分为两个标包,标包2首次开展了前瞻性数智化的采购审计,并在前期针对该标包潜在供应商市场特点开展了大量的调研摸底,通过设置合理的资格条件、评分办法,优化调整技术规范书和合同条款,为该项目的顺利采购打下坚实基础。

2.优化基准价

结合上期采购和执行情况,制定了新的限价(基准价),利用价格优势,成功吸引了实力强、质量优,具有国际(国内)大型企业审计服务经验和国际(国内)主流运营商相关领域业务经验的供应商参与。

3.标准化与差异化兼顾

标包1、标包2评审架构、评审维度基本相同,但各标包各评审要素的评审办法各有不同(例如财务状况评审办法、服务方案提供模式的不同),紧贴需求特点,标准化与差异化兼顾。

(二)扎实严谨把控项目重点

在保留项目常规的评价指标、采购事项外,通过以下四个方面,扎实严谨把控项目重点,确保项目质量和价格达到预期。

1.评审颗粒度细化

单项合同金额以合同总金额为准,改变原框架合同以上限金额为准的评审办法,细化评审颗粒度,框架合同金额以订单(结算单)累计金额为准,若无订单(结算单)则以发票累计金额为准。虽然提高了评审的工作量,但进一步提升了考察评价供应商实力、能力的精准度。

2.合同条款优化

标包2前瞻性数智化审计属于首次采购,潜在供应商区别于常规专项审计,吸取潜在供应商在其他项目上对合同条款的不同理解,联合法务进行合同模板条款优化,为后续顺利合作打下基础。

3.引入产品后评估得分

平衡长期合作与优质引入的关系,对已合作供应商合作质量按照后评估打分进行考核兑现,新参与供应商得分选取“已提供服务且通过资格审查供应商后评估得分的平均值×90%”与最低分之间的高者。此办法公平公正,对新参与供应商无差别化对待,提升了其参与积极性。

4.开展大数据价格测算

充分利用集团大数据平台了解项目参与数量、应答数量、超高分数量、超低分数量、基准价、中标价等,通过模拟不同的参与量、报价水平,设置不同的扣分步距、权重等,进行价格评审测算,确保评审办法设置达到最优的质价平衡。

(三)模式创新展现项目亮点

1.集中采购

本次采购一次整合所有综合审计需求集中采购,分标包一次采购,引入五家优质供应商,发挥集约化、专业化优势,一次采购解决三年需求。

2.团队精良

首次引入国际“四大”会计师事务所之一。上期合作较好的两家供应商入围,新引入三家首次合作的供应商,达到了有进有出,选优配强。

3.大数据测算

运用集团大数据平台,参照往期数据进行大数据分析挖掘,为本期数据优化奠定基础。最终中标价水平基本接近模拟数据,达到了质价平衡。

4.视频讲解技术方案

标包2作为首次采购,落脚于前瞻性审计,主要开展审计模型开发固化、审计职能转型、合作伙伴风险画像与监测等。为了更直观地评价供应商对此类项目的理解、规划和执行方案,要求应答供应商采用10分钟视频讲解PPT方式,便于评审专家直观、深刻了解供应商能力,利于评审。


案例成效及借鉴推广价值



(一)案例效果

1.采购效益经济性凸显

本期合同标包1A类注册人员中标单价较预算节约金额35%,B类注册人员中标单价节约金额40%,C类普通人员中标单价节约金额33%。标包2的中标单价据调查也为供应商在行业同类项目中的较低价格。项目节约了企业大量资金,为企业降本增效作出了较大贡献。 

2.综合审计能力大幅提升

通过本次采购,推动内部审计职能转型,优化内部审计管理流程,并实现部分流程自动化。引入前瞻性数智化审计能力,利用知识图谱、文本分析等先进的大数据分析技术和智能化工具,深度挖掘审计线索,拓展审计范围的深度和广度,开展合作伙伴风险画像与监测等新业务领域审计,有效推动了审计大数据平台建设。引导陕西移动掌握先进的审计知识、方法及工具,实现了有效的知识转移。

(二)推广价值

1.项目经验可运用于其他类似采购项目

通过总结往期、市场调研、数据分析、方案优化、评估后再总结的闭环工作方法,把握项目特点,根据项目变化、市场变化,优化采购策略,保障各项采购项目高质量完成,推动采购部门从流程推动者向价值创造者转变。

2.采购方案、方式方法具有极强的可复制性

采购方案、采购文件基本可以直接复制和借鉴,对于提高各单位综合审计采购质量、采购效率具有很高的推广借鉴作用。


作者:郑格娟

作者单位:中国移动通信集团陕西有限公司 

来源:《招标采购管理》2023年第2期