基于逻辑树的零星物资采购提质增效措施研究
集团公司生产经营涉及的零星物资品类繁杂，响应时效要求高，历来是物资采购规范管理中的难点。本文对某大型国有集团公司的零星物资采购情况进行研究，通过搭建逻辑树分析模型，对采购活动进行优化完善，全面提高零星物资采购质量和效率。
一
研究背景
逻辑树分析模型将待解决的问题比作逻辑树的树干，将子问题比作逻辑树的树枝，大树枝可以继续延伸出小树枝。通过逐级罗列所有的关联问题，层层逻辑推演找到问题的成因和对策，其条理清晰、程序严谨，被广泛应用于管理学、流程学、咨询学等领域，如SpaceX制定火星计划、麦肯锡咨询公司解决费米问题、网约车平台开展市场调研都应用了逻辑树分析模型辅助决策。
该大型国有集团公司组织机构庞大、层级较多，且生产经营活动包含基建、运维、营销等多种工作，需要频繁采购办公用品、建筑材料、工器具等零星物资，而零星物资又存在单位价值低、采购频次高、规格型号多等特点，规范管理难度高，采购成本难控制。应用逻辑树分析模型可以快速高效地将复杂问题简单化,兼顾“广度”和“深度”找出问题对策，提高工作质效。
二
问题分析与解决
本文应用逻辑树分析模型，对如何实现零星物资采购提质增效进行抽丝剥茧，将问题分解成规范管理、提高效率、精准采购、全面覆盖、价格合理、质量优良6个子问题，并提出相应的解决方案。
（一）创新采购方式，规范高效采购
该大型国有集团公司共有上百家分公司，若由分公司直接实施采购难以规范管理，易滋生腐败行为；若分批次集中采购则需要频繁开展采购活动，投入大量的人力物力，明显增加了采购成本；故采用框架协议采购，按年度归集各分公司的采购目录，统一组织集中采购，既有利于规范采购行为，又可提高采购效率，还能降低采购成本。
（二）完善采购目录，精准全面覆盖
零星物资采购涵盖不同分公司的各个专业，现有采购目录存在物料描述不准确、规格型号不全等问题，难以精准、全面地满足生产经营需要。本文通过对近三年数百万条采购数据、上万条物料描述进行数据清洗与重构，完善零星物资采购目录，提高零星物资采购效率。
1.统一数据规格
零星物资品类繁杂、规格型号多，不同品类物资之间的物料描述方式差异较大，同类物资的物料描述方式尚未统一，严重影响了采购的标准化、规范化水平。本文通过确定标准数据规格，统一物料描述方式,将数据资源转化为有价值的数据资产，为后续的标准化作业夯实基础，提高采购目录的编制效率。
先将零星物资按品类归属至基建、运维、营销等各个专业，由各个专业自行将现有物料描述进行数据拆分和字段提炼，确定各类物资的物料描述标准模板。如将普通螺栓的物料描述分解为规格、长度、材质、表面处理方式、配件5类。然后，组织所有专业分析讨论，梳理不同品类的共性参数和个性参数，建立统一的物料描述标准框架，对历史采购数据根据标准模板进行语义转换，实现基础数据标准化变换。如将普通螺栓的长度和手电钻的钻孔直径的计量单位共同约定为mm，将历史采购数据中普通螺栓的长度由cm换算成mm。
2.丢弃错误数据
零星物资采购涉及多个专业，关注角度不同，描述重点不同，历史采购数据中的物料描述存在诸多错误，错误条目占比约8%。本文采用两种解决方案处理了5种错误数据，提高了采购目录的编制质量。
第一种解决方案：擦除错误字段数据，保留行采购数据，共处理错误数据近千条，处理以下4种错误类型，以普通螺栓为例：一是关键字段数值为空，如规格字段为空值；二是数值与字段类型不匹配，如材质字段下内容为40mm；三是字段存在多个数值，如规格字段同时存在M12和M14；四是不同字段的数值存在冲突，如材质字段为不锈钢，表面处理字段为镀锌。
第二种解决方案：作为无效数据直接丢弃，不进入后续的统计分析环节，共处理错误数据上百条，处理1种错误类型。字段内容与该物资明显不符，如普通螺栓的规格字段为DN20，该行采购数据作为无效数据直接丢弃，不进入后续的统计分析环节。
3.补全缺失数据
在统一数据规格和丢弃错误数据后，搭建了规范化、结构化的零星物资历史采购数据库，从数据库中提取历史采购数据开展数据聚合、约减和压缩，形成历史采购目录。因原始数据本身存在缺漏，同时丢弃了部分错误数据，梳理出来的历史采购目录难以满足企业生产经营的全部需求，须利用已经确定的规则进行数据填充。如普通螺栓主要采购规格为M4~M18，规格变化一般为M2，主要采购长度为40mm~100mm，长度变化一般为10mm，利用既定规则对普通螺栓的缺失型号进行补全。对补全后的采购目录开展专业论证，剔除无须采购的部分，形成基本覆盖生产经营需要的采购目录。
（三）优化采购策略，优选优质优价
零星物资采购质量是根本、价格是关键，采取合适的采购策略，有利于用合理的价格采购优质的商品，推动零星物资采购提质增效。本文将采购策略进行多维度拆解，挖掘关键要素，开展趋势分析，助力采购策略的优化提升。
优化采购策略可分解为合理分标分包、优化资格条件、调整业绩要求三要素，一般在分标分包工作完成之后，根据历史招标投标活动情况设置每个标包的资格条件和业绩要求。合理的分标分包有利于聚集优质供应商，便于优中选优，提高物资质量、降低物资价格；合适的资格条件可以帮助招标人筛选优秀的产品和供应商，保障物资质量和供应商服务水平；供应商的业绩反应市场的认可程度，恰当的业绩要求可以在保障潜在供应商数量足够、竞争充分的基础上，快速排除被市场摒弃的产品及供应商。
首先，根据采购金额单独分标。在零星物资历史采购数据库中观察各个物料描述下的年度采购金额，定位年度采购金额一定规模以上的物资，将该部分物资单独分标。单独分标的物资，如在历史招标投标活动中，直接参与投标的制造商较多、竞争较为充分时，该物资仅限制造商参与投标；当制造商投标参与度较低时，该物资接受制造商或代理商投标。
其次，根据供应商群体合并分标。在数据库中隐藏已单独分标的物资，根据供应商群体进行数据透视和统计，定位年度采购金额一定规模以上的制造商群体，将该群体可生产的多种物资合并分标，合并分标的物资接受制造商或代理商投标。
再次，根据专业管理合并分标。在数据库中继续隐藏已合并分标的物资，根据供应商群体和专业管理进行数据透视和统计，不同专业的不合并分标，供应商群体集中的合并分标，若合并以后年度采购金额仍未达到一定规模的，在同专业内进行继续合并。合并分标的物资，接受制造商、代理商和经销商投标。
最后，根据历史招标投标活动情况合理设置每个标包的其他资格条件和业绩要求（见图1）。
